Verplichte e-facturatie via Peppol vanaf 1 januari 2026: wat ondernemingen moeten weten
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie tussen Belgische ondernemingen verplicht. Alle btw-plichtige ondernemingen en btw-eenheden die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen (B2B) zullen vanaf die datum een gestructureerde elektronische factuur moeten gebruiken, verstuurd via het Peppol-netwerk.
Met deze hervorming wil de Belgische overheid de digitalisering van het bedrijfsleven versnellen, btw-fraude tegengaan en de administratieve efficiëntie verhogen.
De overheid zal op deze wijze de mogelijkheid hebben om het gebruik van foutieve btw-percentages te detecteren en deze op een efficiënte wijze te controleren.
De verplichting past binnen het Europese programma VAT in the Digital Age (ViDA), dat in de komende jaren in alle lidstaten soortgelijke maatregelen invoert. Deze verplichtingen zullen vanaf 2026 enkel en alleen gelden in België. Landen zoals Nederland en Duitsland zullen de opstart van de e-facturatie kennen in 2027. In 2030 zal het systeem verplicht worden voor heel Europa.
Wat verandert er concreet?
Vanaf 2026 zijn papieren facturen en pdf-facturen per e-mail niet langer geldig voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen.
Enkel gestructureerde e-facturen die voldoen aan het Peppol BIS-formaat en via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld, zullen nog als rechtsgeldige facturen worden beschouwd. Deze uniform gestructureerde vorm van factureren zal een automatisch een elektronische verwerking mogelijk maken.
Voor transacties met particulieren (B2C) blijft het gebruik van papieren of pdf-facturen voorlopig toegelaten.
De juridische en fiscale risico’s bij niet-naleving
Ondernemingen die na 1 januari 2026 nog papieren of pdf-facturen gebruiken voor B2B-transacties, lopen aanzienlijke risico’s.
De belangrijkste zijn:
- Niet-aftrekbaarheid van de btw
- Een factuur die niet voldoet aan de wettelijke vormvereisten, kan door de administratie worden geweigerd als “ongeldige factuur”.
- Dit betekent dat de ontvanger de btw op die factuur niet kan aftrekken, wat kan leiden tot directe financiële verliezen.
- Boetes en administratieve sancties
- De btw-administratie kan administratieve boetes of verhogingen opleggen bij systematische niet-naleving van de facturatieverplichtingen.
- Ook kunnen ondernemingen verplicht worden om hun facturatieprocessen op korte termijn te corrigeren, vaak met bijkomende kosten.
- Bewijsproblemen in handelsgeschillen
- Facturen die niet conform de wettelijke normen zijn opgesteld, kunnen minder bewijskracht hebben in juridische procedures.
- Dit kan complicaties veroorzaken bij de invordering van openstaande facturen of bij contractuele betwistingen.
- Risico op vertragingen in de betaling
- Afnemers die wettelijk verplicht zijn om enkel geldige Peppol-facturen te aanvaarden, kunnen facturen weigeren die niet aan de norm voldoen, wat leidt tot vertragingen in betalingen en cashflowproblemen.
Aanbevelingen voor ondernemingen
Om deze risico’s te vermijden, wordt het sterk aangeraden om vóór eind 2025 actie te ondernemen:
- Controleer of uw boekhoud- of facturatiesoftware compatibel is met Peppol.
- Stem interne processen af op de nieuwe facturatievereisten.
- Herbekijk uw contractuele clausules over facturatie en btw-verwerking.
- Informeer uw boekhouder, klanten en leveranciers tijdig over de overstap.
Ook in het begin van 2026 is het aangeraden de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen. Zulke voorzorgsmaatregel kan zijn om telkens na het zenden van uw factuur via Peppol eveneens nog een factuur in pdf-vorm te zenden ten aanzien van de ontvanger. Op deze wijze zal de ontvanger kennis hebben van de factuur, zelfs indien deze geen Peppol heeft.
Juridische ondersteuning
De invoering van verplichte e-facturatie raakt niet alleen de technische kant van uw administratie, maar ook de juridische geldigheid van uw facturen en uw btw-rechten.
Ons kantoor staat ondernemingen bij in:
- Het juridisch toetsen van hun facturatieprocessen;
- Het opstellen of aanpassen van contractuele bepalingen over elektronische facturatie;
- Advies rond btw-aftrek en bewijsvoering in geval van geschillen.
Heeft u vragen over de impact van e-facturatie op uw onderneming of wilt u begeleiding bij de juridische implementatie? Neem contact op met ons kantoor via legal@adverit.be
Marie Maegh
Advocaat
